Digitale HR-transformatie is een veelgebruikte term, maar wat betekent het? Kunnen we enkele voorbeelden geven? Hoe ziet een succesvolle digitale HR-transformatie eruit in termen van stappen? En tot slot, wat betekent het voor HR-professionals?
De kans is groot dat de digitale HR-transformatie in uw bedrijf al aan de gang is, met alle uitdagingen van dien. Gerenommeerde adviesbureaus hebben digitale bedrijfstransformatie aangemerkt als een van de topprioriteiten op HR-gebied en een die op de lange termijn belangrijk zal blijven. De pandemie heeft de digitale transformatie van het marktaanbod, de processen en de werkmethoden van bedrijven versneld. HR-organisaties moeten initiatieven nemen die het succes van deze programma's direct kunnen beïnvloeden, zoals leiderschap, cultuur, ontwikkeling van vaardigheden en verandermanagement.
Wat is digitale HR-transformatie?
HR-transformatie is het strategische proces waarbij technologie, gegevens en digitale hulpmiddelen worden gebruikt om de hele HR-functie te herpositioneren en te verbeteren. Het gaat hierbij om het gebruik van geavanceerde software, automatisering, data-analyse en AI om alle HR-processen binnen een organisatie te stroomlijnen. De verschuiving naar een nieuwe digitale omgeving, voornamelijk door automatisering, kan HR-processen efficiënter en eenvoudiger te beheren maken.
Digitale transformatie van HR verwijst naar het verplaatsen van traditionele HR-activiteiten naar een digitale omgeving met behulp van tools zoals automatisering, data-analyse, chatbots en onboardingsoftware. Vaak moeten HR-professionals handmatig ingrijpen om de kloof tussen systemen, gegevenskwaliteit en uiteindelijke impact te overbruggen. Er is nog steeds een aanzienlijk potentieel voor verbetering, maar dit vereist extra vaardigheden en kennis van bestaande HR-professionals. Het creëren van een nieuw HR momentum is noodzakelijk om strategische innovaties te realiseren.
Voorbeelden van digitale HR-transformatie
Hoe ziet een digitale HR-transformatie er in de praktijk uit? Hieronder geef ik een aantal voorbeelden van krachtige digitale mogelijkheden voor uw organisatie. Ik weet dat er talloze toepassingen zijn, maar omwille van de leesbaarheid beperk ik me tot de drie meest interessante. Als je meer voorbeelden wilt ontvangen, stuur dan een privébericht.
1. Digitaal onboarden
Digitale onboarding is een uitstekend voorbeeld van hoe HR-transformatie een revolutie teweegbrengt in de traditionele HR-praktijken. Het betekent de overgang van handmatige, papieren onboardingprocessen naar efficiëntere, technologiegedreven benaderingen. Hier volgt een gedetailleerde uitleg over hoe digitale onboarding HR-transformatie illustreert:
Papierloze procesautomatisering: In tegenstelling tot handmatige onboarding, waarbij stapels papierwerk zoals arbeidscontracten, belastingformulieren, huurovereenkomsten en dergelijke komen kijken, is er bij digitale onboarding geen papier meer nodig. Dit stroomlijnt het proces door middel van geautomatiseerde workflows. Werknemers kunnen alle documenten elektronisch invullen vanaf elke locatie met behulp van beveiligde online platforms, waardoor de administratieve last afneemt, het aantal fouten tot een minimum wordt beperkt en de onboarding sneller verloopt.
Efficiëntie en tijdsbesparing: Digitale onboarding verkort de tijd die nodig is om nieuwe werknemers in te werken drastisch. HR-teams of de aanwervende manager kunnen formulieren vooraf invullen met relevante informatie en werknemers kunnen documenten snel elektronisch ondertekenen en indienen. Deze efficiëntie vertaalt zich in een snellere integratie van nieuwe werknemers, zodat ze sneller een productieve bijdrage kunnen leveren.
Personalisatie: Met digitale inwerkplatforms kunnen organisaties inwerkervaringen op maat creëren. Nieuwe werknemers kunnen gepersonaliseerde content ontvangen, zoals welkomstberichten, video's en trainingsmateriaal. Personalisatie bevordert een gevoel van verbondenheid en betrokkenheid vanaf de eerste dag, wat de gebruikerservaring van de software verbetert.
Gegevensverzameling en analyse: Digitaal onboarding vergemakkelijkt het verzamelen van waardevolle gegevens met betrekking tot het onboardingproces. HR-professionals kunnen statistieken bijhouden zoals de mate waarin onboarding is voltooid, de tijd die nodig is om productief te zijn en feedback van werknemers. Deze analyses bieden inzicht in de effectiviteit van onboardingstrategieën en maken voortdurende verbetering mogelijk.
Onboarding op afstand: Digitale onboarding is waardevoller geworden door de opkomst van werken op afstand. Organisaties kunnen werknemers efficiënt onboarden, ongeacht hun fysieke locatie, wat essentieel is voor het aantrekken en behouden van talent in een wereldwijde en externe werkomgeving.
Schaalbaarheid: Digitale onboarding is schaalbaar en komt tegemoet aan de behoeften van organisaties die te maken hebben met groei of schommelingen in wervingsvolumes. Een belangrijk voordeel is de garantie van consistentie en efficiëntie, ongeacht de schaal.
2. Selfserviceportalen voor werknemers
Een ander belangrijk voorbeeld van digitale HR-transformatie zijn selfserviceportalen (ESS of Employee Self-Service). Ze veranderen fundamenteel de manier waarop werknemers toegang krijgen tot HR-services en -informatie, terwijl ze HR-teams in staat stellen efficiënter te werken. De ouderwetse loketfunctie wordt geautomatiseerd.
Gestroomlijnde toegang tot HR-services: Gestroomlijnde toegang tot ESS-portalen biedt werknemers een gecentraliseerd, digitaal platform waarop ze 24/7 toegang hebben tot een breed scala aan HR-diensten en -informatie. Werknemers hebben toegang tot verschillende HR-bronnen, van het bekijken van salarisstroken, contracten of documenten tot het aanvragen van verlof en het bijwerken van persoonlijke gegevens.
Betere betrokkenheid van werknemers: ESS-portals stellen werknemers in staat om controle te nemen over hun HR-gerelateerde taken in plaats van het al oude en stoffige personeelsdossier. Werknemers kunnen zelfstandig hun persoonlijke gegevens wijzigen, hun verlofsaldo bijhouden en belangrijke HR-documenten inzien. Deze zelfredzaamheid verlicht niet alleen de last voor HR-medewerkers, maar bevordert ook het gevoel van autonomie en verantwoordelijkheid onder werknemers.
Kennis en informatie: ESS-portals fungeren als kenniscentra en bieden werknemers eenvoudig toegang tot beleid, procedures, handleidingen, formulieren en veelgestelde vragen. Werknemers kunnen snel antwoorden vinden op veelgestelde HR-gerelateerde vragen, waardoor HR-professionals minder routinematige vragen hoeven te beantwoorden. Bovendien kunnen de portalen in realtime worden bijgewerkt, zodat werknemers altijd toegang hebben tot de meest recente informatie.
Analyse en rapportage: Een belangrijk voordeel van ESS is het genereren van waardevolle gegevens voor HR-analyses. HR-teams kunnen gebruikersactiviteiten bijhouden, trends identificeren en inzicht krijgen in veelvoorkomende verzoeken of problemen.
3. People analytics
People analytics verschuift de traditionele HR-praktijk naar meer datagestuurde besluitvorming. Het gaat om het gebruik van technologie en geavanceerde gegevensanalyse om waardevolle inzichten te krijgen in het personeelsbestand. Hieronder staan enkele voorbeelden beschreven:
Datagestuurde besluitvorming: Uiteindelijk maakt people analytics gebruik van gegevens uit verschillende HR-systemen en -bronnen, zoals HRIS, wervingssoftware, prestatiebeheerplatforms of enquêteplatforms. Gegevens uit onbeperkte systemen en bronnen worden verwerkt en geanalyseerd voor bruikbare inzichten. In plaats van te vertrouwen op intuïtie, kunnen HR-professionals op feiten gebaseerde beslissingen nemen over zaken als talentacquisitie, werknemersbetrokkenheid, prestatiemanagement en personeelsbeheer.
Voorspellende analyses: People analytics gaat verder dan het integreren van retrospectieve rapportage. HR-teams kunnen historische gegevens gebruiken om toekomstige trends in het personeelsbestand en mogelijke uitdagingen te voorspellen. Voorspellende analyses kunnen organisaties helpen om te anticiperen op tekorten aan talent en risico's op een groot personeelsverloop of om toppresteerders te identificeren die waarschijnlijk gepromoveerd zullen worden.
Werving en selectie van talent: Mede dankzij people analytics kunnen HR-teams de meest effectieve wervingsbronnen voor het vinden van toptalent identificeren, de kwaliteit van kandidaten beoordelen en uiteindelijk hun wervingsstrategieën optimaliseren. Organisaties kunnen hun sourcing- en selectieprocessen verfijnen door gegevens over succesvolle aanwervingen en demografische gegevens van sollicitanten te analyseren.
Betrokkenheid en behoud van werknemers: Een onderwerp dat ik regelmatig terughoor is het behoud en de betrokkenheid van werknemers. Inzicht in welke factoren de betrokkenheid en het behoud van medewerkers bepalen is cruciaal voor HR. People Analytics kan aandachtspunten identificeren door onderzoeksgegevens, personeelsverloop en feedback van werknemers te analyseren. Op basis van deze gegevens kan HR strategieën ontwikkelen om de betrokkenheid te verbeteren, de zorgen van werknemers aan te pakken en toptalent te behouden.
The digital HR transformation roadmap
Digitale HR-transformatie is een veelzijdige en intensieve reis die verschillende stappen omvat om het succes ervan te garanderen. Het opstellen van een stappenplan helpt om de digitale HR-transformatie op te bouwen en te ondersteunen. Hieronder schets ik het stappenplan dat ik vaak heb gebruikt en dat bestaat uit 7 belangrijke stappen:
Stap 1. Beoordeling van huidige HR-processen
Het beoordelen van de huidige HR-processen omvat een uitgebreid onderzoek naar de manier waarop HR-taken worden uitgevoerd binnen de organisatie. Je kunt beginnen met het documenteren van bestaande processen, workflows en gegevensstromen. Dit omvat alles van werving en indiensttreding tot prestatiebeheer en personeelsdossierbeheer. Proceskaarten en stroomdiagrammen kunnen deze processen visualiseren.
Een belangrijke stap is het verzamelen van feedback van HR-professionals en werknemers om pijnpunten en inefficiënties binnen het personeelsbestand te identificeren. Het analyseren van historische HR-gegevens om trends en gebieden die verbetering behoeven aan het licht te brengen, zoals een hoog personeelsverloop of vertragingen bij de werving, helpt ook. Deze beoordeling biedt de kritische inzichten die nodig zijn om te bepalen waar digitalisering de grootste impact kan hebben.
Stap 2. Duidelijke doelen
Duidelijke en goed gedefinieerde doelen zorgen ervoor dat de inspanningen gericht en meetbaar zijn. Definieer SMART-doelen (specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant, tijdgebonden) die aansluiten bij de bredere strategische doelstellingen van de organisatie.
Bijvoorbeeld het verkorten van de tijd om vacatures in te vullen met 20% binnen zes maanden of het verbeteren van de werknemersbetrokkenheidsscores met 10% in het komende jaar. De doelen moeten gericht zijn op de specifieke uitdagingen die tijdens de beoordelingsfase zijn geïdentificeerd.
Stap 3. Bouw een digitaal transformatieteam
Een toegewijd digitaal transformatieteam is cruciaal om het proces succesvol te laten verlopen. Dit team bestaat uit personen met verschillende vaardigheden, waaronder HR-professionals, IT-experts, data-analisten, projectmanagers en specialisten op het gebied van verandermanagement. De samenstelling van het team moet de verschillende aspecten van digitale transformatie weerspiegelen, van technische implementatie tot organisatorische verandering. Binnen het team moeten ook duidelijke rollen en verantwoordelijkheden worden toegewezen om ervoor te zorgen dat er verantwoording wordt afgelegd en de taken efficiënt worden uitgevoerd.
Stap 4. Kies de juiste technologie voor uw organisatie
Een cruciale stap in de digitale HR-transformatie is het kiezen van de juiste technologie. Het identificeren en implementeren van digitale tools die passen bij de doelstellingen van de organisatie vereist een systematische aanpak. Een grondige behoeftenanalyse, gebaseerd op stap 1, waarin u de HR-processen identificeert die digitalisering vereisen, is een eerste stap. Overweeg tools zoals HR-informatiesystemen (HRIS), applicant tracking systems (ATS), talentmanagementsoftware, self-service portals voor werknemers en analyseplatforms. Kijk zeker ook eens op BuySmart | Gartner Products & Tools | Gartner
Inventariseer potentiële technologieleveranciers en kijk daarbij naar functionaliteit, schaalbaarheid, integratiegemak met bestaande systemen, bruikbaarheid en kosten. Vraag productdemonstraties aan, zoek referenties van organisaties die vergelijkbare oplossingen implementeren en huur gespecialiseerde consultants in voor advies. Zorg er ook voor dat je een duidelijk beeld hebt van het einddoel. Zie ook mijn eerdere interview https://rhmagazine.be/nl/tech/hr-excellentie-eenvoud-focus-en-impact
Stap 5. Gegevensbeveiliging en compliance zijn prioriteiten
Gezien de gevoeligheid van HR-gegevens zijn gegevensbeveiliging en compliance onmisbare aspecten van digitale HR-transformatie. Door robuuste beleidsregels en procedures voor gegevensbeheer te ontwikkelen, geeft u prioriteit aan gegevensbescherming. Bepaal wie toegang heeft tot HR-gegevens, bepaal het beleid voor het bewaren van gegevens en stel een noodherstelplan op voor het geval het misgaat. Het is essentieel om op de hoogte te blijven van relevante wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming en privacy. Regelmatige audits kunnen helpen bij het beoordelen en afdwingen van naleving en uiteindelijk de risico's van datalekken en wettelijke boetes voorkomen. Kun je ook je ondernemingsraad er al in een vroeg stadium bij betrekken door actief hun rol te erkennen? In sommige landen zijn ze erg formeel en eisen ze deze positie op. Uiteindelijk voorkomt dit frustraties en helpt het de digitale HR-transformatie in de juiste richting te sturen.
Stap 6. Veranderingsmanagement
Een succesvolle HR-transformatie vereist zorgvuldig verandermanagement om ervoor te zorgen dat medewerkers en belanghebbenden zich soepel aanpassen aan de nieuwe processen, technologieën en manieren van werken. Begin met het identificeren van de belangrijkste belanghebbenden van de organisatie en betrek hen bij het transformatieproces. Stel een communicatieplan op om belanghebbenden te informeren over de veranderingen, de voordelen te benadrukken en de zorgen weg te nemen. In het verleden heb ik goede ervaring opgedaan met het bouwen van infrastructuren voor verandermanagement (CMI), waarbij alle elementen van tevoren worden benoemd, zodat de organisatie de benodigde veranderingen snel en op een wendbare manier kan doorvoeren. Het maken van zogenaamde playbooks helpt, vooral als er sprake is van een wereldwijde digitale HR-transformatie. Het projectteam voorziet lokale teams van duidelijke standaarden, werkwijzen, training, communicatiematerialen, enzovoort.
Effectieve trainingsprogramma's en voortdurende ondersteuning voor werknemers en HR-professionals zijn essentieel om hen te helpen de nodige vaardigheden te verwerven om de nieuwe digitale tools effectief te gebruiken. Feedbackmechanismen zijn essentieel om input te verzamelen en problemen aan te pakken tijdens de transformatie. Een goed uitgevoerde strategie voor verandermanagement minimaliseert de weerstand tegen verandering en verhoogt de kans op een succesvolle adoptie.
Stap 7. Analytics
Analytics speelt een centrale rol in de digitale HR-transformatie door data gestuurde besluitvorming mogelijk te maken. Begin met het verzamelen van HR-gegevens uit verschillende bronnen, waaronder uw nieuwe digitale tools. De gegevens kunnen bestaan uit wervingsstatistieken, prestatie-indicatoren van werknemers, betrokkenheidsenquêtes, enz.
Zodra je toegang hebt tot deze gegevens, kun je analyse- en rapportagetools gebruiken om zinvolle inzichten te krijgen. Kun je trends, correlaties en verbeterpunten binnen je personeelsbestand identificeren? U kunt bijvoorbeeld ontdekken dat een wervingsbron consistent een hoger rendement oplevert.
Wat is de rol van de HR-professional? Ben je een antropoloog of een binnen muis?
HR heeft een cruciale kans om de transformatie naar een digitale onderneming te leiden. In de komende jaren zullen de echte gamechangers HR-teams zijn die digitale platforms omarmen en de dubbele uitdaging aangaan van het revolutioneren van HR-activiteiten en het transformeren van het personeelsbestand en hoe werk gedaan wordt. HR leiders die zich richten op nieuwe technologieën, platforms en manieren van werken en investeren door voortdurend te vernieuwen, zullen zich in een goede positie bevinden om de bedrijfsresultaten en de werknemerservaring te beïnvloeden.
Dus wat kunt u doen?
Ontwikkel een meerjarenstrategie voor HR-technologie in de snel veranderende wereld van HR-technologie. Deze strategie moet clou platforms, apps, analyses en een reeks tools voor AI, casemanagement en andere omvatten. Definieer de verschillende functies die nodig zijn om deze technologievaardigheden in te vullen.
Bouw een digitaal HR-team: Bouw een team om oplossingen van nieuwe leveranciers te verkennen, andere te ontwikkelen en AI-oplossingen te overwegen om dienstverlening, werving en leren te verbeteren. Bedrijven zullen eerder investeren in digitale HR-ontwerpteams die samenwerken met IT om digitale apps te ontwerpen, prototypes te bouwen en toezicht te houden op implementaties.
Benchmark: Bezoek andere bedrijven om te zien wat zij doen. U kunt ook externe sprekers inschakelen, deelnemen aan webinars en seminars en voortdurend op zoek gaan naar nieuwe ideeën om innovatie te bevorderen. Nieuwsgierigheid is een belangrijk toverwoord. De toonaangevende werkwijzen van vandaag komen voort uit innovatieve ideeën die zijn ontwikkeld rond de cultuur en bedrijfsbehoeften van een organisatie, en zeker niet uit een boek.
"Ben je een antropoloog of een binnen muis? Als je relevant wilt blijven, moet je best practices van buitenaf integreren. Helaas zie ik vaak dat mensen de digitale transformatie niet serieus nemen en niet begrijpen hoe het moet. Als je openstaat om te leren, zul je een meer antropologische benadering moeten aannemen."
Human Capital Builders
"Let's build success together"